Alors que pour certaines entreprises, les congés d’été des salariés riment avec chaos, manque de personnel et perte de revenus, d’autres semblent s’en sortir avec une relative facilité. Comment se fait-il que la gestion des congés d’été paralyse certaines entreprises plus que d’autres ? Si on ne gère pas les vacances d’été correctement, elles peuvent créer du tort à l’entreprise ainsi que des problèmes de conflit en interne. Comment rester productif alors que les collaborateurs sont allongés au bord de la plage, les pieds en éventail ?
La planification
Si les congés d’été sont un véritable challenge pour de nombreuses entreprises, la planification est l’une des solutions permettant d’éviter des maux de tête aux RH. L’employeur est libre de juger de l’ordre des départs en congés; il s’agit donc de mettre en place un système permettant à chacun de comprendre les priorités et d’adhérer aux règles. Par exemple, on peut accorder la priorité aux salariés ayant plus d’ancienneté ou à ceux qui ont des enfants. Pour organiser les congés d’été en amont, prendre de l’avance est certainement la meilleure solution !
Organiser le temps de travail
Durant les mois de juillet et d’août, s’il n’est pas possible d’assurer la présence du personnel à plein temps, il est certainement envisageable d’étaler le temps de travail. Ainsi, on assure une présence au moment où elle est nécessaire. Répartir les horaires des salariés est certainement une bonne idée en échelonnant leur présence; ou en leur proposant des horaires de travail plus flexibles. Le télétravail est aussi une solution à envisager pour permettre aux employés de travailler depuis chez eux.
Même lorsque les entreprises tournent « au ralenti », le service minimum requiert une organisation méthodique des congés payés de chacun. En effet, il s’agit de faire en sorte que l’on mette en place les compétences au bon moment; et que l’on échelonne les départs en fonction des positions au sein des différents services.
Remplacer les salariés en vacances
Certaines entreprises, ne souhaitant pas interrompre leur activité, font appel à des saisonniers ou à des intérimaires, ou offrent aux collaborateurs qui le souhaitent de faire des heures supplémentaires.
Si votre entreprise évolue dans un domaine où l’activité tend à augmenter durant la période des vacances; ou si vous savez que de nombreux salariés à plein-temps partiront en congés à ce moment précis de l’année; mieux vaut avoir, à disposition, une équipe de travailleurs temporaires ou de salariés à mi-temps. Vous pourrez compter sur eux au moment où vous en aurez le plus besoin. En y faisant appel avec suffisamment de préavis, ces personnes peuvent combler la période « creuse » en termes de personnel. Ainsi, vous permettrez à votre entreprise de continuer à fonctionner normalement. N’hésitez pas à faire appel à un cabinet de recrutement de qualité comme Human Search pour vos recrutements d’été !
Rappeler les règles et les process
Pour que chacun adhère aux règles applicables aux congés d’été, l’entreprise doit communiquer les règles et les process le plus en amont possible. Les congés d’été s’organisent plusieurs mois à l’avance, avant même que les salariés n’envisagent leurs propres vacances. Le nombre de jours de congés, les périodes durant lesquelles on exclut les congés, la nécessité d’assurer un nombre minimum de postes par service, le timing des demandes et des autorisations… autant d’éléments que l’on doit communiquer à l’ensemble des salariés en amont pour éviter des mauvaises surprises et des frustrations.
Maintenant que le management des congés d’été n’a plus de secrets pour vous, vous savez ce qu’il vous reste à faire !